FAKTA JAMBI – KEBIJAKAN AKSES DAN LAYANAN ARSIP STATIS DI LINGKUNGAN DINAS
PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROVINSI JAMBI.
Arsip sebagai informasi dan peristiwa yang terekam mengenai dinamika kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara merupakan sumber informasi yang objektif menyangkut berbagai bidang seperti politik, sosial, ekonomi, budaya, ilmu pengetahuan dan teknologi.
Arsip dengan segala bentuk medianya merupakan memori kolektif yang dapat meningkatkan kesadaran nasional, mempertegas identitas dan jatidiri bangsa Indonesia.
Melalui arsip, dapat dipelajari sejarah mengenai kegagalan yang pernah dialami dan prestasi yang pernah diraih bangsa, sehingga dapat dijadikan sebagai rujukan untuk memajukan bangsa ke depan.
Pasal 28F Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 menguraikan bahwa setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, dan menyimpan informasi dengan menggunakan segala jenis saluran informasi yang tersedia.
Negara wajib memberikan jaminan terhadap semua orang dalam memperoleh memperoleh informasi mengingat hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia sebagai salah satu wujud dari kehidupan berbangsa dan bernegara yang demokratis.
Menurut Pebriyana Wulandari, SH. Lembaga kearsipan sebagai salah satu lembaga pemerintah yang memiliki fungsi mengelola informasi berkewajiban mengelola khasanah arsip statis yang diterima dari pencipta arsip untuk kepentingan publik secara efisien, efektif, dan sistematis, meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
Pengelolaan arsip statis oleh lembaga kearsipan dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Dalam menjalankan fungsi pengelolaan arsip statis Pasal 64 ayat (1) Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mengatur bahwa lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis bagi kepentingan pengguna arsip.
Akses arsip statis pada lembaga kearsipan sesuai dengan wilayah yuridiksinya dilaksanakan untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. Akses arsip statis pada lembaga kearsipan didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, serta mengacu kepada Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAD) yang disusun sebagai dasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan publik terhadap akses arsip.
paling tidak ada sepuluh unsure pendukung kebutuhan informasi penunjang layanan yang responsif atau istilah yang dipakai dikalangan layanan instansi pemerintah adalah layanan prima (excellent service) sebagai berikut:
(1) kelengkapan informasi;
(2) kemudahan memperoleh informasi
(3) ketepatan layanan;
(4) kecepatan layanan;
(5) lokasi yang mudah dijangkau;
(6) kenyamanan atau fasilitas ruang, penerangan, dan reproduksi;
(7) sumber daya manusia yang professional di bidangnya;
(8) biaya jasa yang terjangkau;
(9) keragaman jasa yang diberikan;
(10) kerja sama jaringan dengan lembaga lain yang sejenis.
Oleh karena itu kebijakan akses dan layanan arsip di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi harus mencakup di segala aspek, agar lebih memaksimalkan layanan prima terhadap Masyarakat yang membutuhkan informasi yang dibutuhkan tentang kearsipan sesuai dengan amanat dari Undang Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Penulis : Pebriyana Wulandari, SH
